La fonction d’assistant(e) de direction : missions et attributs

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Description

Objectifs

  • Gérer les priorités et tenir les délais pour garantir la qualité de service. 
  • Faciliter le travail du manager et de l’équipe
  • Promouvoir l’image de l’entreprise et du service en toute circonstance.

Durée

  • 2 jours

Programme

Module 1 : Les compétences requises d’un(e) assistant(e) de direction 

Module 2 : Gérer les priorités et respecter délais 

  • Anticiper, planifier et exécuter les activités dans le temps. 
  • Privilégier des outils pratiques de suivi et de relance. 
  • Savoir négocier en amont un délai ou un niveau de contribution en cas de surcharge.

Module 3 : Le quotidien de l’assistant de direction 

  • Gestion administrative (traitement, saisie des courriers et leur classement) 
  •  Gestion des appels téléphoniques et des rendez-vous (filtrage des appels, organisation et gestion des agendas) 
  • Organisation des réunions et rédactions des comptes-rendus 
  • Gestion de l’accueil ( visiteurs, réception des courriers) 
  • Gestion des relations internes et externes (interface entre les clients, les fournisseurs et les représentants du personnel) 
  • Contribution à la communication interne et externe de l’entreprise 
  • Suivi des dossiers et des missions confiées et reportings des activités 
  • Réalisation des commandes (matériels, fournitures, consommables et vérifier la conformité des livraisons) 
  • Suivre les conditions d’exécution d’un contrat 
  • Coordonner l’activité d’une équipe

Cible

  • Toute personne appelée à occuper des fonctions d’assistanat
  • Assistante de Direction, Secrétaire qui souhaite professionnaliser sa pratique

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