Réussir le management de votre secrétariat

Durée

3 jours

Cible

Toute personne appelée à occuper des fonctions de secrétaire, d’assistante de direction ou de gestion ou qui en assume déjà ou désireuse d’en assumer

Présentation de la formation

Le secrétariat doit être organisé et tenu en tant que système d’accueil, de réception d’appel et de courrier, d’information, de relai, de traitement, de tri, de classement et d’archivage des dossiers et documents. Il est donc un point focal qui est, en outre, chargé de la gestion des réunions, de l’élaboration des rapports des différentes missions et de la tenue de l’agenda du directeur. C’est pourquoi, nous proposons à travers ce module, un condensé de méthodes et d’astuces pratiques qui, autour d’un court exposé théorique suivi de cas pratiques inspirés des expériences organisationnelles, rendront inéluctablement votre secrétaire apte à faire face aux exigences de son poste.

Objectifs pédagogiques

• Amener les participants à prendre conscience de l’importance de leur poste dans la structure organisationnelle de leur entreprise et à cerner dans toutes ses dimensions la fonction de secrétaire ses contours et ses implications afin d’en assurer convenablement les responsabilités qu’elle induit.
• Attirer leur attention sur la nécessité d’une bonne gestion du standard, de la réception et de l’accueil
• Renforcer leur capacité dans le traitement, le classement et l’archivage des dossiers.

Prérequis

Aucun prérequis n’est nécessaire pour participer à cette formation.

Module 1 : les aptitudes ou qualités de la secrétaire efficace et les valeurs à incarner

• Les 6 rôles de la secrétaire au sein de l’entreprise et les compétences requises
• Les 12 caractéristiques des top secrétaires
• L’influence du savoir-être sur les relations professionnelles et interprofessionnelles
• Comment se valoriser par rapport aux questions de genre liées à la profession de secrétaire
• La gestion optimale du stress et la culture de l’excellence relationnelle
• Être à l’aise à l’oral (maitrise des techniques de communication en face à face)
• Gérer son manager et optimiser la collaboration

Module 2 : la gestion administrative et bureautique de la secrétaire efficace et les déontologies du métier

• La gestion du standard, de la réception et de l’accueil
• La gestion efficace du courrier, le classement et l’archivage
• La gestion efficace de l’agenda en 10 astuces ‘’clés’’
• Secrétariat et gestion des priorités administratives
• Organisation et méthodes de travail d’une secrétaire
• La supervision, la coordination et le suivi des activités programmées
• Les fondamentaux de la préparation d’une réunion et de la prise de notes en réunion
• Techniques de présentation d’une étude ou d’un dossier en réunion
• Les techniques de rédaction de la secrétaire et les particularités des différents documents professionnels
• Optimiser l’outil bureautique : les savoir-faire à maitriser
• La gestion des informations par la secrétaire et la déontologie du métier
• Comment réaliser une mise en page de qualité des documents papier et « écran » ?

Module 3 : Mise en situation et cas pratique

• Constitution d’équipe et scénario
• Mise en scène